عزز إنتاجيتك: 10 عادات بسيطة لإنجاز المزيد
كاتبة محتوى تقني ومنوع
كم من أيام مرت ننوي بها إنجاز الكثير من المهام ونتقاعس، ثم نؤجلها لغدٍ باعتقادنا أننا حتمًا سنؤديها وننهي الجدل، لكن سرعان ما نبدأ بإنجاز بعضها ونوكل بعضها الآخر لوقت بعيد مجددًا، حتى تشعر أنك منعدم الإنتاجية أو لنكن صادقين قليل الإنتاجية، لكن هناك رغبة عارمة في أعماقك تدفعك نحو ضرورة العمل الدؤوب والإنتاجية بشكل أفضل؛ من هنا تلح الحاجة لاتخاذ قرارك الصارم بضرورة البحث عن أي طريقة تعزز الإنتاجية لديك لتشعر بالنجاح حقًا.
الإنتاجية productivity ركيزة تسلط الشركات والأعمال الضوء عليها أولًا وأخيرًا، حتى اعتبرت مقياسًا لكفاءة الفرد ونجاحه ومدى قابلية تحمله للمسؤولية، فإن الإنجاز العظيم يحتاج جهودًا جبارة حتى تصل بها إلى مرادك وحلمك في الإنتاجية المطلوبة.
الإنتاجية productivity
يؤثر التفاعل الذي يظهره الموظف أو الشخص عامةً مع وظيفته وصاحب عمله على حجم الإنتاجية بشكل مباشر، ما يؤكد ذلك أن مجلة هارفارد بيزنس ريفيو Harvard Business Review قد أجرت دراسة على شريحة من الموظفين الذين يبذلون جهودًا جبارة في العمل تحت مراقبة شخص ما؛ مع الأخذ بعين الاعتبار قيام الأخير بتقدير جهودهم وتثمينها، فقد لوحظ بأنهم حققوا مستوى إنتاجية غير مسبوق حتى وصف بالهائل جدًا، وقد أثبت ذلك بأن توفير بيئة عمل محفزة للموظفين يمنحهم القدرة على التركيز والإنتاج أكثر من أي وقتٍ مضى.
لكن ماذا عن العاملين عن بُعد؟! الأمر مهم وممكن جدًا؛ حتمًا إذا كنت موظف عن بعد فإن هناك من يراقب ويراجع الأداء أولًا بأول، كما أن طرق التواصل تكون متاحة أحيانًا ضمن مجموعات يعني على مرأى الفريق، لذلك فإن ثناء المشرف على أدائك واعتباره مهم جدًا يعني أنك ستحقق إنتاجية أفضل لاحقًا.
علمًا بأن الإنتاجية تحتاج إلى دوافع خارجية وداخلية حتى تصل إلى مستوى نجاح عالٍ، فإنها تعود عليك بالخير الوفير، ويجعلك أيقونة يحتذى بها لكل من حولك، إضافة إلى الربح المالي العائد إليك.
قد يهمك أيضًا: طرق تعزيز التفكير الإيجابي لتحسين نوعية حياتك
10 استراتيجيات فعالة جدًا لتعزيز الإنتاجية
لنبقى تحت مظلة الواقعية والمصداقية؛ فإن إدارة الإنتاجية والتحكم بها والحفاظ على مستوى عالٍ منها أمر يحتاج إدارة وتركيز؛ فإنه ليس سهلًا إطلاقًا، لكن يحتاج أولًا منك عدم راية الاستسلام للإحباط والاستنزاف بعد انتهاء اليوم الحافل بالمهام والأعمال، لذلك أضع بين يديك استراتيجيات قادرة على توجيه تركيز على الأقل للحصول على إنتاجية أفضل:
1. إدارة الطاقة قبل الإنتاجية
تواجه الرغبة في العمل والإنتاجية حالة مد وجزر لا محالة، ما يجعلك يومًا منتجًا مذهلًا، وفي يوم آخر متقاعس لا تكاد تجر قلمًا، ويرتبط ذلك بالكثير من الجوانب والدوافع التي تلعب دورًا في تحفيزك وتعزيزك، لذلك كن حريصًا على توفير مستوى طاقة ورغبة في الإنجاز قدر الإمكان ونشاطك؛ لذلك يمكنك تناول كوب من الكافيين إضافي لتعزز النشاط.
استعد ذكريات ما جنيته نتيجة الإنجاز والنشاط، لا ننكر أن نشاطنا يتضاعف عندما نعلم بأن هناك تثمين لجهودنا ومردود مالي يتناسب معها، لكن رغم ما تقدم حدد وقت الذروة البيولوجي الذي تشعر بأنه الأمثل على الإطلاق لتبذل جهودك في إتمام أعمالك خلال هذا الوقت.
من المؤكد أنك ستكون قادرًا على إدارة طاقتك بمعرفة ما يضاعفها ويعززها، لذلك ستكون قادرًا على توجيهها لرغباتك لتستفيد منها، لا تستسلم أبدًا للراحة وغياب الجهد، تذكر أنه بإمكانك أخذ قسط من الراحة بوقت آخر، وتذكر شعورك بالندم لتضييع الوقت دون جدوى ورغبتك بعودته حتى تستغله بما يتماشى مع مصلحتك.
قد يهمك أيضًا: اتصال العقل والجسد: كيف تؤثر أفكارك على صحتك وسعادتك
2. بناء قائمة مهام to-do list لتعزيز الإنتاجية
لا تدع نفسك عرضةً للفشل أبدًا، اتخذ قرارك هذا في صباح كل يوم حتى تثبت للجميع أنك ناجح وقادر على الإنجاز والإنتاجية، تخيّل أن تكون أمام مهام تصل إلى 25 مهمة عليك إنجازها؛ إلا أنك قد واجهت خسارتك لها وبقيت صفرًا طوال اليوم، أو مثلًا انتهى اليوم ولم تتمكن من إنجازها أبدًا؛ الشعور المؤقت بالراحة خلال اليوم سيكون نتيجته التعب والإرهاق المضاعف غدًا؛ فإنها على عاتقك أينما حاولت التحرر منها.
إن كان الأمر بيدك على الأقل حاول تنظيم وقتك وتقليص أولوياتك، مثلًا عندما تشعر أنك ألزمت نفسك بإنهاء 10 مهام اليوم؛ بينما المطلوب منك فعليًا 5 فإنك تكون قد أحرزت تقدمًا فعليًا بذلك، هناك ما يعرف باسم الرقم السحري سبعة؛ سواء زائد أو ناقص اثنين، فإن إنجازك 5 أو 9 مهام يوميًا يؤكد أنك ستكون قد أحرزت تقدمًا مهمًا.
3. الابتعاد عن عوامل التشتيت حافز قوي للإنتاجية
جميعنا نقع ضحية العوامل المحيطة بنا التي تتسبب بالتشتت وانعدام التركيز؛ ما يجعل الإنتاجية في تدهور حتمًا، فإن الانقطاعات المفاجئة وأي شيء يتسبب بالتشتت يؤثر سلبًا في الإنتاجية، لذلك لا بد من اختيار مكان يخلو من المشتتات حتى تضمن التركيز.
علمًا بأن عوامل التشتيت قد يكون بعضها تحت قبضتنا مثل هواتفنا التي في كل لحظة تزعجنا بوصول إشعار ما؛ لذلك حول هاتفك لوضع الصامت على الأقل، أما العوامل الخارجية مثل مرور الزملاء واستفساراتهم فإن التحكم بها قد يكون أصعب قليلًا.
4. التركيز على مهمة واحدة في كل مرة يعزز إنتاجيتك
من الضروري خلال انطلاقك نحو إنجاز المهام أن تسلط الضوء على مهمة واحدة فقط ولا تفكّر أبدًا بأي شيء آخر أو المهام الأخرى، امنح كل مهمة وقتها المناسب لها حتى تصل إلى الإنتاج ويعتبر ذلك من المفاهيم الخاطئة الرائجة التي يرددها الموظفين عادةً، هذا ما أشار له الأستاذ الفخري دومينغيز هيلز الرئيس السابق لقسم علم النفس في جامعة كاليفورنيا، مؤكدًا بأن العقل البشري يمكنه التركيز على مهمة واحدة فقط كامل التركيز تبعًا لما أظهرته الأبحاث والدراسات، من الأهم تبديل السياق بدلًا من تبديل المهام؛ فإنك في ازدواجية المهام تسبب لنفسك اضطرابات تودي في نهاية المطاف إلى انخفاض الإنتاجية.
استمع إلى صوت عقلك الذي يردد بأنه يرغب بإنهاء هذه المهمة أولًا قبل أن تنتقل إلى المهمة التي تحاول جلبها وتحميله ثقلها، كن متيقنًا بأنك في نهاية المطاف لن تصل إلى نتيجة إذا قررت إنهاء مهام متعددة في آنٍ واحد.
قد يهمك أيضًا: مهارات تحديد الأهداف واتخاذ القرار وأهم الاستراتيجيات
5. تنظيم الوقت والمهام ركيزة في تعزيز إنتاجيتك
إذا قررت التنقل بين المهام باعتقادك أن ذلك يساعدك على إنهاء الأمور؛ فإنك كما أخبرتك سالفًا بأنك تسعى إلى تعقيد الأمور أكثر، لذلك من الأفضل تنظيم الوقت وتخصيص الوقت المناسب لكل مهمة حتى تتمكن من إنجازها على أكمل وجه، مع العلم بأن هناك تفاوت بين احتياجات المهام للأوقات حتى تكون جاهزة.
من الأمثلة على ذلك تخصيص وقت من الساعة 7 صباحًا إلى 8 صباحًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني، ثم البدء في إنجاز مهمة أخرى.
6. إنتاجيتك أفضل عند خذ قسط من الراحة
قد نعتقد أحيانًا بأن في أعماقنا جرعة من النشاط الزائد للاستمرار بالعمل لإنجاز المهام، لكن لا بد رغمًا عن ذلك الشعور بالحصول على قسطٍ كافٍ من الراحة للعودة بطاقة أكبر مما كنت تشعر فعليًا، ويمكنك منح نفسك هذا الحق من خلال اتباع طريقة تنظيم الوقت؛ إذ تشير الأبحاث والدراسات إلى أن أقل وقت للاستراحة يمكن الحصول عليها هي 5 دقائق تقريبًا بين كل 25 دقيقة عمل، فإنه يحد من التكدسات فوق العقل ويحميه من التعب والإرهاق.
7. تعزيز الإنتاجية يحتاج تهيئة الأجواء في موقع العمل
قد يكون الأمر متاحًا غالبًا للعاملين عن بُعد من دفء منازلهم، حيث يكون لهم حرية أكبر في تخصيص أبعاد موقع العمل، كأن تختار غرفة معينة بعيدة عن الضوضاء واختيار المكتب المناسب، مع الاهتمام باختيار كرسي يناسبك لا يسبب لك متاعب جسدية أبدًا.
في الحقيقة إن مشكلة تهيئة موقع العمل في المنزل وتجهيزه كانت من أكبر المشاكل التي واجهها الموظفين عام 2020 بعد إجبارهم على ذلك، البعض تمكن من الإنتاجية بشكل أفضل نتيجة إدارته للأمور بكفاءة، بينما البعض الآخر قد فشل فشلًا ذريعًا.
8. تحفيز فريقك لضمان إنتاجية أفضل
ليس فقط المطلوب هنا الحث على العمل بروح الفريق فحسب؛ بل هناك حاجة إلى تحقيق التوازن بين الدوافع الداخلية والخارجية وتسييرها نحو هدف واحد هو الإنتاجية سعيًا للنجاح، فإن آمن الإنسان من أعماقه بضرورة الإنتاجية لوجود هدف جديد ينشأ في الأفق مثل التقدير أو النجاح أو الشعور بالإنجاز؛ حتمًا سيكون هناك حافز لتعزيز الإنتاجية أكثر.
من الضروري أولًا تقديم الدوافع الخارجية منك كصاحب عمل؛ كأن تقدم مكافأة على من يحقق مستوى من الإنتاجية مثلًا أيام إجازة إضافية، مكافأة مالية وما شابه، حتمًا ذلك يولد الدافع الداخلي للموظف ويجعله أكثر رغبة في العمل.
9. الاهتمام بصحة الموظف ولياقته يدوّر عجلة الإنتاجية
لم يكن هذا الخيار موجودًا سابقًا في عالم الأعمال، لكن حاليًا أصبح ضرورة ملحة في معظم الشركات، فقد أصبح في الوقت الراهن للشركات توجهات جديدة بمنح الموظف اهتمام كبير لضمان الحفاظ على صحته الجسدية والعقلية؛ ما يجعله أكثر قدرة على الإنتاجية.
كشفت دراسة أجرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو بأن الموظف الذي يحظى بصحة عقلية مرموقة هو أكثر إنتاجية من غيره بنسبة 23%، بينما الموظف المتمتع بصحة بدنية أكثر قدرة على الإنتاجية من زملائه بنسبة 17%، وهذا يؤكد على دور الصحة الجيدة في تمكين الفرد من الإنتاجية.
من الأفكار المطروحة في هذا الصدد؛ إمكانية تخصيص مخطط لإنقاص الوزن الزائد، تخصيص يوم طبي مجاني لإجراء الفحوصات الصحية، تخصيص مكان ووقت للياقة البدنية، إذ حققت العديد من الشركات والمنشآت فرق ملموس في الإنتاجية بعد تسليط الاهتمام على الشخص ذاته أكثر من أي شيء آخر.
10. الحد من الإنشطة التي تهدر وقت الإنتاجية
الكثير من الأنشطة والممارسات التي تمر بنا تهدر الوقت وتستنزفه؛ ما يجعل الإنتاجية في تراجع كبير، سواء ممارسات من الموظف ذاته أو من الشركة، فقد تتجه الأخيرة إلى عقد الكثير من الاجتماعات غير الضرورية؛ ما يؤثر على وقت الإنتاج، لذلك ينصح بالتوجه لعقد الاجتماع المهم والضروري يتضمن جدول أعمال واضح وتفاصيل مهمة وجديدة.
كما أن انعدام التنظيم وإدارة المهام من قبل الشركة نفسها يؤثر على مستوى الإنتاجية لا محالة، ففي هذه الحالة يكون الموظف متجهًا للبحث عما يحتاج ويريد، في الوقت الذي يجب عليه الإنتاج، من الأمثلة عليها أن الموظف يحتاج للعمل في مكتب نظيف ومهيأ وليس أن يصل ليبدأ دوره في التنظيف مثلًا بدلًا من القيام بمهامه، ذلك على سبيل المثال.
ختامًا، فإن وصولك إلى القدرة على مسكِ زمام أمور عملك وتنظيمها بكل كفاءة يعني أن تحقق مستوى إنتاجية أكبر من أي وقتٍ مضى، لا تتجاهل الأمور الصغيرة والنصائح أبدًا؛ بل توجّه إلى تنفيذها حتى تخرج أفضل ما لديك من الإنجازات والإنتاجية؛ بالتالي بلوغ القمم ماديًا ومعنويًا وتحقيق الذات وتطويرها.
المراجع
عن الكاتب
إيمان الحياري
كاتبة محتوى تقني ومنوع