كيفية كتابة تقرير في 7 خطوات بطريقة احترافية

الكاتب

كاتبة مقالات ومترجمة

تاريخ النشر :

وقت القراءة: 5 دقائق

تعد مهارة كتابة التقارير من المهارات الأساسية، والتي يجب على كل شخص في بيئة العمل أو الدراسة أن يتقنها، لأن التقرير هو الوسيلة الوحيدة التي يمكنك من خلالها تحليل البيانات والنتائج وعرضها بشكل دقيق ومنظم، من خلال تنظيم وصياغة وكتابة المعلومات بطريقة واضحة. ولذلك، فإن مهارة كتابة التقارير من المهارات الفعالة والتي تضيف إليك في بيئة العمل بشكل كبير.

التقرير

كيفية كتابة تقرير في 7 خطوات بطريقة احترافية

التقرير عبارة عن مستند قصير مختصر، غالبًا ما يُخاطب جمهورًا معينًا، ويُستخدم لهدف معين وعادةً ما يهدف إلى تحليل المشكلة وتقديم توصيات لعلاج المشاكل المقدمة.

أنواع التقارير

تشمل أنواع التقارير الشائعة ما يلي:

التقارير الرسمية.
التقارير الإعلامية.
التقارير الداخلية في العمل.
التقارير الدورية.
التقارير الوظيفية.
التقارير غير الرسمية.

كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية؟

اتبع هذه الخطوات لتتمكن من كتابة تقرير بطريقة صحيحة واحترافية:

1. تحديد الشروط المرجعية

يتضمن أي تقرير رسمي قسم يحتوي على الشروط المرجعية وهي:

موضوع التقرير.
أسباب كتابة التقرير.
تحديد الهدف والغرض من التقرير.
تحديد الجمهور المستهدف للتقرير.

تحديد هذه النقاط تساعد على فهم ومعرفة أهمية التقرير والهدف منه، وتحديد أهميته دون الحاجة إلى قراءة التقرير كاملاً. بالإضافة إلى أنه يساعدك على إنشاء مخطط للتقرير بشكل واضح، ومحدد اتجاهاته.

2. إجراء البحث

تتطلب معظم التقارير جمع بيانات مرتبطة بموضوع التقرير، ولذلك يجب عليك قضاء بعض الوقت للبحث، وتجميع البيانات المطلوبة منك، وتنظيمها، وترتيبها، وجمعها بطريقة منظمة، وذلك في حال إن احتجت لهذه البيانات فيما بعد. ويجب عليك أن تعلم أن كتابة البيانات، وإنشاء مخططات أو رسوم بيانية أو جداول زمنية، وتنسيقها بطريقة منظمة ومفهومة لكل من يقرأها، هي جزء أساسي من كتابة التقرير. كما يجب عليك الاحتفاظ بمصادرك للتأكيد على موثوقية ومصداقية البيانات، لزيادة احترافيتك في كتابة التقارير.

3. إنشاء مخطط التقرير

بعد تحديد البيانات ومصدرها وتنسيقها بطريقة منظمة، تأتي الخطوة التالية، وهي بناء مخطط التقرير التفصيلي، وغالبًا ما يكون على شكل قائمة مرقمة لجميع عنوانين مخطط التقرير. وتشمل التالي:

صفحة العنوان.
جدول المحتويات.
المقدمة.
الشروط المرجعية.
ملخص الإجراءات.
النتائج.
التحليل.
خاتمة.
المراجع.

ويعتمد ترتيب هذه الأقسام وتدرجها على نوع التقرير، ومدته، وإلى من سيوجّه التقرير، وهدف التقرير النهائي. ولذلك، فإن إضافة هذه الأقسام يعتمد على تحقيق هدف تقريرك، ويمكنك إلغاء أي قسم لا يسهم مباشرةً في هدفك، ولا يُضيف إلى تقريرك أي شيء جديد.

4. تحليل البيانات وكتابة النتائج

يتضمن كل تقرير قسم النتائج، وهو القسم الذي يمكنك من خلاله أن تفسر بياناتك وتحللها بشكل موضوعي، علمي، منطقي، يُحلل أسباب المشكلة ويعرض طرقًا لحلها أو التخلص منها في المستقبل. على سبيل المثال، بالنسبة للمحاسب، تتضمن النتائج شرح الأسباب المحتملة لانخفاض أسهم الشركة حاليًا.

5. المسودة الأولى

كتابة المسودة الأولى لتقريرك من أهم الخطوات التي تؤهلك لكتابة تقرير ناجح، لأنها تساعدك على تدوين جميع النقاط الرئيسية لمعلوماتك وبياناتك، مما سيمنحك الوقت الكافي لإضافة أو تعديل هذه النقاط، مما يساعدك على كتابة تقرير ناجح. يجب عليك عند كتابة المسودة الأولى لتقريرك أن تنظم بياناتك وتحليلاتك الأولية بطريقة منظمة، ومفهومة، ودقيقة، لتتمكن من إلمام جميع المعلومات التي تحتاجها في تقريرك.

6. التوصية بخطة العمل

في نهاية كل تقرير، يجب أن يضم القسم الأخير منه هو توصياتك النهائية لخطة العمل، ورأيك النهائي بعد دراسة البيانات وتحليل النتائج التي قدمتها، وتقديم فكرة عن الإجراءات التي يمكن استخدامها لحل المشاكل المقدمة، وتحسين سير العمل.

7. تحرير التقرير وإرساله

المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير هي الانتهاء من تحريره بعد الكتابة، من خلال تصحيح الأخطاء النحوية والإملائية، ومراجعة البيانات جيدًا، والتأكد من صحة ومصداقية المراجع المستخدمة، وقراءة التقرير كاملاً قبل إرساله إلى الجهات المختصة، من خلال البريد الإلكتروني أو من خلال موقع الشركة.

نصائح لكتابة تقرير ناجح

لتتمكن من كتابة تقرير بشكل ناجح، اتبع الإرشادات والنصائح التالية:

اعرف جمهورك

يجب تحديد من هو الموجّه إليه هذا التقرير، ولماذا يحتاج لهذه المعلومات، وإلى ماذا يهدف تقريرك والنتائج التي تريد الوصول إليها. معرفة قارئ هذا التقرير تساعدك كثيرًا على اختيار أسلوب الكتابة المناسب، لتتمكن من توصيل معلوماتك بكفاءة وبطريقة مناسبة لجمهورك.

راجع التقرير بعناية

قبل تقرير تقريرك، يجب أن تتأكد من مراجعة تقريرك جيدًا، ومراجعة أي خطأ إملائي أو نحوي، أو إرساله إلى مدقق لغوي لإصلاح أي أخطاء موجودة قبل إرسال التقرير.

كن منفتحًا على الملاحظات

يجب أن تكون منفتحًا للنقد، ومتقبلاً لأي انتقادات أو ملاحظات على تقريرك وبياناتك المقدمة، وتقبل هذه الملاحظات والانتقادات، وتنفيذ الاقتراحات المقدمة.

استغل وقتك بحكمة

قد يستغرق كتابة تقرير بشكل جيد واحترافي من بضع ساعات إلى عدة أيام. ولذلك، قبل البدء في كتابة التقرير، تأكد من تنظيم وقتك، ووضع جدول كتابة للمهام اليومية بشكل منتظم، لتتمكن من كتابة التقرير في الوقت المحدد وبشكل محترف.

أسلوب الكتابة

يجب استخدام لغة رسمية واضحة واستخدام الجمل القصيرة والعبارات الدقيقة عند كتابة التقرير ، وتجنب الغموض أو التعقيد عند الكتابة. كما يجب عليك أن تتحقق من الإملاء والنحو وعلامات الترقيم، ومراجعة التقرير أكثر من مرة قبل تسليمه.

كتابة التقارير ليست مهمة صعبة أو تحتاج إلى خطوات معينة، ولكن كل ما تحتاجه هو تحديد أهداف التقرير والغرض منه ووضع خطة عمل مناسبة، لتتمكن من تجميع جميع أجزاء التقرير في الوقت المحدد، ولتتمكن من الانتهاء منه وتسليمه في الوقت المناسب.