أفضل 15 استراتيجية فعالة لإدارة الوقت
كاتبة محتوى تقني ومنوع
تمضي ساعة تلو الأخرى هباءً منثورا دون إنجاز المهام، رغم وجود 24 ساعة كاملة في يومنا إلا أن سوء إدارة الوقت قد دمّر الكثير من التفاصيل وأفقدنا الفرص مع الأسف، وهذه المشكلة لا تواجهك وحدك إطلاقًا؛ بل أنها عامة جدًا حتى بلغت العالمية، ما استدعى الأمر إلى ضرورة إسراع روّاد الإدارة والتنظيم إلى توجيه المسرفين بالوقت لتنظيم شؤون حياتهم من خلال استراتيجيات فعالة، حاول تطبيقها لاستهلال العام الجديد 2024 بها.
إدارة الوقت time management
قيل "الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك"، حقًا في ظل زحام الحياة الحالية فقد تمكن من قطعنا كثيرًا، فلم يكن الخيار أمامنا سوى اللجوء للاختباء خلف إدارة الوقت لتكون حبل النجاة الوحيد من الضياع، فإنه الملاذ الآمن ليضع أمام كل من يحتاج إلى استراتيجياته في تنظيم الوقت لتحقيق أعلى مستويات الإنجاز والإنتاجية.
إدارة الوقت Time Management علم قائم على الإتيان بمجموعةٍ من الأدوات والاستراتيجيات التي تسهل عليك تقسيم الوقت ليكون ملائمًا لإنهاء كل مهمة موكولة إليك بكل ترتيب وإتقان، ولكن لا يعني ذلك بذل جهود مضاعفة إطلاقًا، بل التخلص من الشتات الذي كنت تواجهه، ولو كان الأمر بمنتهى السهولة لما كانت العقول النيرة جاءت إلينا بفرع كامل من فروع الإدارة لجعل حياتنا أكثر سهولة من حيث تنفيذ المهام.
اقرأ أيضًا:
فن إدارة الوقت: كيف نجعل كل دقيقة تعني شيئًا؟
ريادة الأعمال في عصر الثورة الصناعية الرابعة
التفكير الإبداعي إنتاج وعصف ذهني للعقول خارج نطاق الصندوق .. 7 استراتيجيات التفكير الإبداعي
فقد أشارت دراسة صادرة عن National Library of medicin أن إدارة الوقت ترتبط بعلاقة وثيقة مع بلوغ أعلى درجات التحصيل الأكاديمي والأداء الوظيفي وأيضًا الرفاهية بكل ثقة، فقد لاحظت شريحة كبيرة الفرق بين الانضباط باستراتيجيات إدارة الوقت في تنفيذ المهام والعشوائية التي كانت تعيشها.
كما كشفت الدراسات أن الإيجابية في الأداء مرتفعة جدًا في الوقت الحالي تحت مظلة إدارة الوقت مقارنةً مع الحال نفسه في مطلع التسعينيات، وقد سلطت الضوء بأن النساء أكثر انضباطًا والتزامًا بها وتحقيقًا للأهداف، لكن لا بد من المصداقية بالإشارةِ إلى أن الرفاهية قد تكون في ذيل قائمة النتائج المترتبة على إدارة الوقت؛ ويتصدرها التحصيل الأكاديمي والأداء الوظيفي بالدرجة الأولى.
استراتيجيات إدارة الوقت
حتى ترنو نحو النجاح والإنجاز وتعزيز الإنتاجية بأكبر قدر ممكن، من الضروري السير بمخطط عمل متكامل ينظم لك وقتك لتكون متمكنًا من الأمر فعليًا، وتاليًا مجموعة من أهم استراتيجيات إدارة الوقت التي لا بد من التقيّد بها لتلاحظ مدى الاختلاف بين السابق واللاحق لها: هيا بنا:
ارسم خطة عملك اليومية
تتجسد خطة العمل اليومية التي نشير إليها ببناء قائمة متكاملة من المهام الموكولة إليك في هذا اليوم، حتى تتدرّج في تنفيذها خلال الـ 24 ساعة القادمة، وبمجرد إنهاء كل مهمة حدد بعلامة صحيح بجوارها لتشعر بالطمأنينة بالإنجاز.
رسم خطة عمل يومية جزئية فعالة جدًا في تحفيزك على إنهاء الأمور المطلوبة منك بكفاءة، كما يجعلك أكثر حماسًا في نهاية اليوم للعمل غدًا بموجب هذه الأبعاد.
تحديد الأولويات الأكثر أهمية
من الاستراتيجيات الناجحة جدًا في إدارة الوقت أن تتجه إلى إيلاء المهام الأكثر أهمية الأولوية في تنفيذها والتدرج في الأقل أهمية، وهذا يجعلك تشعر بأن الإنجاز الأكبر قد زال عن كاهليك صعوبة وأهمية هذه المهام.
ترتيب الأولويات من أهم الاستراتيجيات التي تركز إدارة الوقت الضوء عليها؛ حيث يمكنك تصنيف المهام إلى مستويات في الأهمية ما بين عالية، متوسطة، منخفضة حتى تكون قادرًا على البدء بالأعلى ثم المتوسطة وأخيرًا الوصول إلى المستوى المنخفض في الأهمية، لكن كن حريصًا على عدم تأجيل مهام اليوم إلى الغد؛ فإن ذلك سيعود عليك بتكدس المهام دون رحمة، وتزداد الأمور صعوبة.
تجزئة المشاريع
من الأفكار والاستراتيجيات الرائجة أن تقوم بخطوة تقسيم وتجزئة المشاريع إلى عدةِ أقسام، فإن ذلك يجعل إنجاز المشاريع الكبيرة أكثر سرعة وإتقان، فإن شريحة واسعة ممن يحملون على كاهلهم مسؤولية إنجاز مشاريع يعانون من المماطلة والتأجيل؛ نتيجة اليأس من عدم القدرة على إكمالها بسرعة لضخامتها، من هنا فإن تجزئة المشاريع إلى أقسام حسب رؤيتك وقدرتك على إنجازها يجعلك مؤهلًا للوصول إلى سدة النجاح بكل بساطة.
كما يمكن التبديل بين الأجزاء الصغيرة والكبيرة في الإنجاز والأداء؛ وذلك حتى تشعر بحالةٍ من الراحة تقريبًا، لكن إذا كان الأمر يحتاج تسلسل لا بد من التحقق من استكمال المشروع أو المهام بالترتيب حسب ما تراه أكثر ملائمة.
التخلص من مشتتات الانتباه
في الوقت الراهن بات ضياع الوقت مرتبطًا بكثرة المشتتات؛ إذ أنك بمجرد ما بدأت في عملك تتعالى أصوات الإشعارات في هاتفك معلنة وصول رسائل ما يدفعك لترك العمل والتوجه إلى القراءة؛ ما يستنزف منك الوقت في الرد والتواصل وبالتالي ضياع الوقت دون إنجاز المهمة التي كنت قد بدأت بها.
لا يقتصر الأمر على ذلك فحسب؛ بل هناك الكثير أيضًا من الأمور التي تشتت الانتباه منها الأطفال في محيطك، فرط التفكير بأمور عشوائية، الاستماع لزملاء العمل وأحاديثهم البعيدة عن العمل؛ ما يجعلك تقف مصدومًا بأن يومك قد مضى دون إنجاز المهام، فإنك بهذه الحالة تحتاج لإدارة نفسك بإمكانية منع التشتت والانقياد خلف الأمور المزعجة التي تسلبك الانتباه.
بناء تقويم خاص بك
من الممكن أن ترسم تقويمًا حسب توجهاتك ومهامك الواجب القيام بها، لذلك فأنت مضطر لأن تبني رزنامة أو تقويم تتضمن هذه التفاصيل ومواعيد إنهائها، وانطلاقًا من ذلك تقع على عاتقك مسؤولية الإلتزام والإنهاء أو تضييع الوقت دون جدوى.
اترك لنفسك العنان في إمكانية تحديد الوقت الأنسب في منح نفسك إجازة للتخلص من عناء التعب والإرهاق؛ فإنك حتمًا بحاجة إلى الحصول على مكافأة نتيجة الجهود الجبارة التي بذلتها في مقاومة المشتتات وتمكنت من الالتزام بالوقت المناسب لإنهاء المهام، لكن كن حريصًا على عدم الذهاب بإجازة حتى تتمكن من إنهاء المهام كافةً.
مراجعة المهام اليومية وإنجازها
قبل أن تختم يومي العملي وتتجه نحو الراحة والاسترخاء؛ ألقِ نظرة عميقة على قائمة المهام التي قمت بها كاملةً، وذلك حتى تلقي الضوء على المهام فيما إذا كنت قد نسيت منها شيء ما، أو أخفت في أيٍ منها، من هذا المنطق يتطلب منك المنطلق التحقق من تفاصيل إنجاز المهام اليومية كاملةً.
بهذه الطريقة وبتنفيذ ذلك ضمن استراتيجيات إدارة الوقت؛ فإنك تمنح نفسك الفرصة لتقييم جهودك فيما إذا تكللت بالنجاح أو قد باءت بالفشل، لذلك لا تتقاعس عن هذه الخطوة إطلاقًا.
رسم خطة طويلة المدى
من الجيد أن تكون مطلعًا على خطة الأعمال التي تنوي تنفيذها خلال الفترة القادمة؛ سواء كانت شهر أو سنة أو ربع سنة أو غيرها،
فإن استراتيجيات إدارة الوقت من الأمور الهامة جدًا التي تذلل الصعوبات أمامك في الوصول إلى الأداء الوظيفي والتحصيل الاكاديمي، حيث يعتبر بناء قائمة مهام مطولة وسيلة للتسلسل في إنهاء المشاريع المستقبلية.
خذ قسطًا من الراحة للمزيد من الطاقة
لا مانع من التوقف عن العمل ليوم واحد فقط؛ فقد يكون طريقة للاستزادة من الحماس والتشجع نحو المزيد من العمل والإنجاز؛ لا تعتقد أن الانغماس بالعمل بدون راحة قد يكون طريقك للنجاح؛ إطلاقًا ليس كذلك؛ فإن الجسم بحاجة ماسة للراحة وشحن الطاقة لتتمكن من الانطلاق مجددً نحو الأداء والعمل، فإن ذلك يحفز لديك الكفاءة والإمكانية في الحفاظ على الإنتاجية لديك خلال العمل.
اعتماد تقنية مصفوفة أيزونهاور Eisenhower’s Urgent-Important Matrix
the Eisenhower Matrix تعتبر هذه الوسيلة أو الاستراتيجية واحدة من أهم استراتيجيات إدارة الوقت المتقدمة والفعالة، فإنها توضح بدقة مدى المساهمة في إنجاز الأعمال الأكثر أهمية في جدولك، وحتى تتمكن من الاعتماد عليها راقب ما يلي:
- رسم مربع مصنف إلى أربعة مربعات.
- تدوين المهام العاجلة في الشق العلوي (المربع الأول).
- إدراج المهام غير الهاجلة في المربع من الربع الثاني.
- الانتقال إلى المربع الأول في الجانب الأيسر كتابة مهم للتأكيد على أهميته، أما الربع الثالث دوّن عبارة غير مهم.
- التدرج باتباع المهام من حيث الأهمية ومدى اعتبارها عاجلة.
- فإن الأمر يجعلك تبدأ بالمهام العاجلة أولًا، ثم الانتقال إلى المهام المهمة.
اتباع قاعدة 80/20
قاعدة جديدة تضمنتها قائمة استراتيجيات إدارة الوقت المتقدمة والفعالة، وقد حققت نتائج مذهلة جدًا؛ وإن كانت هذه المرة الأولى التي تسمع بها؛ فإنك قد تكون سمعت في الشق المقابل بمبدأ باريتو فإنها ذاتها، بجميع الأحوال فإنها تشير إلى أن 20% من العمل وإنجازه يترتب عليه استكمال 80% من النتائج المرجوة.
بمعنى أدق فإن هذه القاعدة توجه إلى ضرورة تحديد المهام الأكثر أهمية والتي ستأتي لك بواقع 80% من إجمالي النتائج، ما يجعلك تنجز أفضل ويحقق لك أداء مثالي.
ختامًا، فإن إدارة الوقت أمر مهم جدًا لتحقيق الأهداف المرجوة وبلوغ الأحلام التي طالما سعينا لتحقيقها، لهذا لا بد من الانتظام باستراتيجيات إدارة الوقت وتطبيقها في حال فقدان الشغف والشعور بالضياع نتيجة هدر الوقت واستنزافه دون أي نتائج مرجوة.
المراجع
عن الكاتب
إيمان الحياري
كاتبة محتوى تقني ومنوع